Solo quando si sa cosa vogliono i dipendenti è possibile migliorare la propria organizzazione ed ecco perché il colloquio in uscita, sviluppato in modo strutturato, risulta fondamentale per un’azienda. In Italia purtroppo questa pratica è poco frequente.

Scopriamo insieme di cosa si tratta e come condurre al meglio un colloquio in uscita.

Cos’è un colloquio di uscita per i dipendenti?

Un colloquio di uscita (exit interview) è un incontro con un dipendente che ha deciso di lasciare l’azienda e che viene generalmente condotto da un membro del dipartimento risorse umane.

Il colloquio di uscita offre alla vostra organizzazione l’opportunità di ottenere un feedback finale dal professionista che ha optato per un cambiamento lavorativo.

Anche il responsabile diretto della risorsa dimissionaria dovrebbe partecipare alla exit interview: il riscontro che otterrà sarà utile per il miglioramento e lo sviluppo della sua area funzionale. Il colloquio di uscita è una componente integrante del processo di conclusione del rapporto di lavoro, perché le informazioni acquisite possono apportare importanti miglioramenti all’organizzazione.

Come condurre un’efficace colloquio di uscita?

Ci sono 5 fasi importanti da seguire per condurre un colloquio di uscita che risulti efficace:

1.  Prestare attenzione alle reazioni della persona alle domande

Osservate attentamente ciò che avviene durante il colloquio in uscita e assicuratevi di fare un buon numero di domande. Questo vi aiuterà a comprendere sia ciò che il vostro interlocutore sta dicendo sia ciò che non sta dicendo, aspetti ugualmente importanti.

I silenzi, le pause, le variazioni verbali, paraverbali e non verbali vi aiuteranno ad intrepretare cosa realmente la persona vuole trasmettervi: nessuno può non comunicare, perciò anche l’assenza di risposta è a sua volta un feedback di cui tener conto.

Scrivete sempre ciò che il dipendente in uscita vi racconta, non solo per non affidarvi a distanza di tempo esclusivamente alla vostra memoria, ma anche perché se si scrivono le risposte mentre la persona parla, quest’ultima riceve il messaggio che vi interessa l’informazione che sta fornendo e come in un circolo virtuoso, la aiuta ad aprirsi di più e ad essere più specifica nei riscontri che fornisce.

2. Comprendere gli aspetti negativi riscontrati dalla persona

Comprendendo gli aspetti negativi che la persona ha riscontrato presso la vostra organizzazione, vi sarà anche più facile effettuare azioni correttive al fine di prevenire le critiche e i dissensi da parte del resto del team e migliorare la produttività sul posto di lavoro. Avrete a disposizione le informazioni necessarie per apportare i cambiamenti necessari a creare un luogo di lavoro il più vicino possibile al desiderata dei vostri dipendenti.

Poiché vi è permesso porre qualsiasi domanda in un colloquio di uscita, è un buon momento per informarsi sui compensi e i benefit presso le aziende concorrenti. Potreste scoprire di essere in fondo alla lista. Potreste anche chiedere al dipendente uscente qualsiasi suggerimento costruttivo che desideri condividere sul management, sulla mission organizzativa, sulla vision dell’azienda e sulle dinamiche comunicative e relazionali esistenti.

3. Creare un ambiente confortevole

La chiave per condurre un colloquio di uscita efficace è creare un ambiente in cui il dipendente uscente si senta a proprio agio nel fornire un feedback onesto. La cultura organizzativa che favorisce un feedback utile al colloquio di uscita è quella in cui le persone si sentono serene nel condividere le idee apertamente, sono incoraggiate a dare un parere sincero su processi e metodi e non vengono mai giudicate negativamente per aver espresso il loro punto di vista.

4. Mitigare la preoccupazione

I dipendenti si preoccupano di come verranno utilizzati i dati del colloquio di uscita. Vogliono essere sicuri che, se in futuro incontreranno i loro ex manager o ex colleghi, le informazioni che hanno fornito saranno tenute riservate.

Il modo in cui una persona lascia il lavoro può influire sul suo futuro, quindi i dipendenti più accorti non vogliono dare al datore di lavoro un’impressione sfavorevole. Il vostro obiettivo è quindi quello di creare un clima e un setting in cui ci si possa fidare che quanto emerso dal colloquio non verrà divulgato.

5. Fate la domanda più importante

Infine ogni colloquio di uscita deve contemplare la domanda più importante, ossia cosa ha spinto la persona a iniziare a cercare un nuovo lavoro. Questo è il tema fondamentale da affrontare con il dipendente che ha deciso di andarsene.

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