COS’È IL CONTROLLO DI GESTIONE?

Il controllo di gestione è un insieme di strumenti tecnico-manageriali che hanno lo scopo di coadiuvare la direzione aziendale nel compimento delle principali scelte operative e finanziarie, indirizzando la gestione verso gli obiettivi prefissati e favorendo la conoscenza (anche prospettica) delle informazioni vitali per il funzionamento dell’azienda.

FUNZIONI ED OBIETTIVI DEL CONTROLLO DI GESTIONE

Un sistema di controllo di gestione consente di analizzare con precisione i dati consuntivi (quello che è successo) per mezzo della contabilità analitica, di confrontarli con quanto avrebbe dovuto succedere (la gestione programmata: il budget) e di anticipare quello che succederà (il forecast).

Attraverso questi meccanismi si possono conoscere i margini di profitto di ciascun prodotto o servizio, gli andamenti dei costi operativi e di quelli fissi, la condizione della gestione finanziaria, quella delle vendite etc. ma soprattutto si evidenziano tempestivamente le aree di criticità, avendo così il tempo di predisporre gli opportuni correttivi senza pregiudicare il raggiungimento delle mete aziendali auspicate.

QUANDO CONVIENE IMPLEMENTARE UN SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE

Spesso si ritiene (erroneamente) che il Controllo Di Gestione sia un’attività riservata solo alle aziende di grandi dimensioni, strutturate e diversificate: in realtà, implementare un sistema di controllo può costare poco e portare a risultati anche economicamente rilevanti in breve tempo, identificando la marginalità dei diversi tipi di prodotto/mercato/canale di vendita, consentendo l’ottimizzazione dei fattori della produzione nonché favorendo il controllo dei costi con conseguenti notevoli risparmi.

Il concetto alla base di queste attività è quello che per prendere la decisione giusta bisogna disporre delle giuste informazioni (precise e tempestive): in mancanza di ciò qualsiasi scelta risulta approssimativa o quanto meno difficoltosa.

EFFETTI DELL’INTRODUZIONE DEL CONTROLLO DI GESTIONE

Con l’introduzione degli strumenti informativi fondamentali (il budget, il reporting consuntivo, l’analisi degli scostamenti, la previsione di chiusura esercizio etc.) l’orizzonte della conoscenza si amplia, le responsabilità vengono ben definite e la partecipazione del management risulta rafforzata: la partecipazione e la condivisione, infatti, sono tra gli effetti più importanti che il Controllo di Gestione possa raggiungere, trasformando positivamente l’ambiente lavorativo e dando vita ad una squadra motivata che lavora tutta nella stessa direzione.

MIGLIORAMENTI IMMEDIATI

Uno dei principali miglioramenti indotti da un sistema di pianificazione e controllo è costituito dall’adozione sistematica della gestione programmata, che sostituisce alla “gestione di fatto” (che affronta i problemi solo quando si palesano e che non agisce in accordo ad un piano prestabilito).

QUALI VANTAGGI APPORTA IL CONTROLLO DI GESTIONE?

L’implementazione di un sistema di controllo di gestione realizza una serie di effetti positivi che incidono direttamente sull’operato della direzione aziendale, che può agire consapevolmente avendo a disposizione tutta una serie di strumenti informativi dettagliati che riducono il rischio di prendere una decisione sbagliata.

In particolare, il Controllo Di Gestione:

• Porta a calcolare periodicamente (mensilmente) in maniera rigorosa e omogenea tutte le grandezze consuntive principali (costi e ricavi, quantità, indicatori) anche a livello di divisione, prodotto, centro di costo;
• Consente di conoscere la redditività di ciascun prodotto/servizio, mercato e canale di vendita, aiutando nella definizione del mix di produzione e nel processo di determinazione dei prezzi di vendita (qualora non imposti dal mercato);
• Impone di redigere il budget di esercizio e quindi traccia la gestione futura in accordo agli obiettivi ed alle condizioni dell’ambiente e del mercato;
• Verifica periodicamente gli andamenti in modo tempestivo ed evidenzia le eventuali criticità mediante il sistematico confronto tra i dati consuntivi e quelli previsionali;
• Consente di adottare azioni correttive appena si manifestano degli scostamenti negativi;

Inoltre:

• La determinazione periodica dei risultati di centro (prodotto, stabilimento, divisione etc.), eventualmente collegata ad un sistema di MBO,  stimola la proattività dei responsabili rafforzandone la responsabilità;
• La comunicazione degli obiettivi aziendali e la partecipazione alla definizione delle strategie per conseguirli crea motivazione nel personale;
• In linea generale, aumentando il coinvolgimento delle prime linee aumenta anche lo spirito di collaborazione e di partecipazione, il che porta ad una squadra coesa ed efficiente.

QUALI STRUMENTI UTILIZZA IL CONTROLLO DI GESTIONE?

Il sistema di budget e reporting

Lo strumento principale del Controllo di Gestione è il Sistema di Reporting, che consuntiva su base periodica (idealmente ogni mese) l’andamento economico dell’azienda e delle principali parti che la compongono.

Sostanzialmente si tratta di redigere una serie di conti economici – in accordo al principio della competenza – per il periodo appena trascorso (il mese), utilizzando i dati contabili disponibili e provvedendo a stimare le altre grandezze rilevanti (ammortamenti, oneri finanziari etc.).

Il dettaglio di analisi parte dall’intera società e può scendere a livello di divisione, prodotto, mercato, filiale/area etc.

Il Budget di esercizio

Il Budget di Esercizio  rappresenta il principale strumento di programmazione aziendale: deve avere la stessa struttura e composizione del reporting consuntivo in modo da consentire un appropriato confronto tra grandezze.  La precisa identificazione degli obiettivi aziendali – definiti dai vertici aziendali – e le strategie necessarie per conseguirli vengono tradotti in costi e ricavi, e suddivisi per area di responsabilità fino a livello di centro di costo.  Il budget, che è dettagliato a livello di mese, traccia il sentiero da percorrere giorno per giorno, facendo abbandonare l’approssimazione e rendendo ordinata la gestione

L’analisi degli scostamenti (variance analisys)

L’analisi degli scostamenti (Variance Analysis), da redigersi con la stessa periodicità degli altri reports, paragona tutte le grandezze consuntive con le omologhe grandezze previsionali, realizzando un sistematico confronto che mette in luce gli aspetti migliorativi e le criticità che emergono in tempo reale.

Il Forecast

Il Forecast prefigura il risultato di fine esercizio utilizzando i dati consuntivi ed i principali trend a livello di mercato e ambiente (costi, prezzi, produttività etc.) modificando in tal senso le previsioni dei mesi a venire qualora necessario.  Nelle aziende in cui risulti necessario disporre di un orizzonte temporale costantemente pari a 12 mesi, il processo di forecast viene integrato con l’aggiunta previsionale di un mese ad ogni chiusura (Revolving).

I KPI’s (Key Performance Indicators)

I KPI’s sono dei valori misurabili che illustrano sinteticamente l’efficacia con cui l’azienda sta raggiungendo i propri obiettivi: quelli relativi all’area economico-finanziaria hanno carattere generale ma possono comunque essere liberamente definiti per ciascun reparto aziendale ed essere costruiti ad  hoc sulla base delle specifiche caratteristiche operative.

CHE COSA SERVE PER IMPLEMENTARE IL CONTROLLO DI GESTIONE?

Un sistema di controllo di gestione è principalmente composto dal Sistema Informativo e dalle procedure che governano l’elaborazione e la rappresentazione dei dati stessi.

Il sistema informativo a sua volta include dati di natura contabile ed extra contabile: nella maggior parte dei casi, molti dei dati necessari risultano già disponibili, anche se non nella forma o a livello del dettaglio necessario.

La Contabilità Generale

La contabilità generale è evidentemente sempre disponibile essendo la sua tenuta un obbligo formale: essa è la base dell’apparato di rilevazione e può assolutamente evolvere in contabilità analitica mediante la sistematica registrazione del centro di costo a cui la singola registrazione si riferisce.

I dati extra contabili

I dati extra-contabili (vendite, pezzi prodotti o servizi effettuati, materie prime, ore-lavoro etc.) sono anch’essi spesso rilevati ed archiviati dai singoli responsabili di reparto che li utilizzano a scopo operativo.

L’intervento necessario è quindi quello di rilevare periodicamente ed ordinatamente tutte le informazioni ritenute necessarie ad alimentare il sistema, integrandole in modo coerente e secondo procedure di calcolo rigorose e costanti: il controllo di gestione assume questa incombenza divenendo il punto di riferimento informativo aziendale, che garantisce correttezza, omogeneità di rilevazione ed oggettività delle elaborazioni, essendo “super partes” e fisiologicamente soggetto funzionalmente alla sola autorità della direzione.  Tale indipendenza appare indispensabile al fine di garantire che la funzione non possa essere influenzata nello svolgimento della propria attività.

Le procedure ed il software

Le procedure sono l’insieme delle regole che disciplinano la permutazione dei dati.

A livello software, la scelta dovrebbe considerare dimensione, settore, mercato, struttura e tipo di proprietà aziendale, in modo da potersi adattare al meglio alla singola organizzazione. 

In molti casi risulta sufficiente operare alcune modifiche al sistema di contabilità e provvedere a realizzare alcuni database e prospetti su comuni fogli elettronici.

Con l’adozione del budget di esercizio, infatti, si definiscono in anticipo i risultati che l’azienda deve raggiungere (fatturato, utile, quota di mercato, produttività…): costi e ricavi vengono calcolati di conseguenza in relazione agli obiettivi ed alle condizioni operative ipotizzate come valide per l’esercizio a venire.

Come fare un buon sistema di controllo di gestione

Un sistema controllo di gestione deve essere uno strumento pratico, in grado di fornire informazioni essenziali e rapide alla Direzione.

Un principio assoluto è che non esistono sistemi di pianificazione e controllo di gestione standard; ogni sistema di controllo di gestione deve essere progettato ad-hoc per assecondare caratteristiche e fabbisogni di pianificazione e controllo, unici, per ciascuna azienda.

Per questo, nei sistemi di pianificazione e controllo di successo, la consulenza controllo di gestione rappresenta l’architetto che disegna il progetto per il futuro e il software solo lo strumento che consente di realizzarlo.

S.A. Studio Santagostino, attraverso la divisione consulenza di direzione, ti aiuta nella progettazione del sistema di Pianificazione e Controllo di Gestione della tua azienda. Se hai bisogno di capire come implementare un sistema di pianificazione e controllo siamo a disposizione per un’analisi preventiva.

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