COS’È IL CONTROLLO DI GESTIONE?

Il controllo di gestione aziendale è un insieme di strumenti tecnico-manageriali fondamentali per la programmazione e controllo delle attività aziendali. Attraverso un’adeguata pianificazione e controllo, le imprese possono ottimizzare la gestione finanziaria e operativa, migliorando la redditività e la competitività.

FUNZIONI ED OBIETTIVI DEL CONTROLLO DI GESTIONE

Un sistema efficace di controllo direzionale permette di analizzare con precisione i dati aziendali, confrontandoli con il budget aziendale e le previsioni future. Le società di consulenza aziendale spesso supportano le imprese nella definizione di strategie per migliorare la gestione e massimizzare i risultati economici.

Attraverso questi meccanismi si possono conoscere i margini di profitto di ciascun prodotto o servizio, gli andamenti dei costi operativi e di quelli fissi, la condizione della gestione finanziaria, quella delle vendite etc. ma soprattutto si evidenziano tempestivamente le aree di criticità, avendo così il tempo di predisporre gli opportuni correttivi senza pregiudicare il raggiungimento delle mete aziendali auspicate.

QUANDO CONVIENE IMPLEMENTARE UN SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE

Spesso si ritiene (erroneamente) che i sistemi di controllo di gestione sia un’attività riservata solo alle aziende di grandi dimensioni, strutturate e diversificate: in realtà, implementare un sistema di controllo di gestione per PMI porta a risultati economicamente rilevanti in breve tempo, identificando la marginalità dei diversi tipi di prodotto/mercato/canale di vendita, consentendo l’ottimizzazione dei fattori della produzione nonché favorendo il controllo dei costi con conseguenti notevoli risparmi. L’analisi dei costi è fondamentale per una gestione efficiente. Approfondisci con la nostra Consulenza Contabilità Analitica.

Il concetto alla base di queste attività è quello che per prendere la decisione giusta bisogna disporre delle giuste informazioni (precise e tempestive): in mancanza di ciò qualsiasi scelta risulta approssimativa o quanto meno difficoltosa.

EFFETTI DELL’INTRODUZIONE DEL CONTROLLO DI GESTIONE

L’implementazione di un sistema di controllo di gestione porta numerosi benefici all’azienda, migliorando la capacità di pianificazione e la gestione operativa. Questo strumento consente di trasformare un approccio reattivo in uno proattivo, garantendo un migliore monitoraggio delle performance aziendali.

Ecco i principali effetti positivi:

• Maggiore efficienza nella programmazione e controllo: grazie a strumenti come il budget e il reporting consuntivo, il management ha un quadro chiaro delle performance in tempo reale.
• Definizione chiara delle responsabilità: ogni reparto ha obiettivi precisi e può monitorare i propri risultati rispetto alle previsioni.
• Ottimizzazione processi aziendali con strategie basate su dati concreti
• Rilevazione tempestiva delle criticità: il confronto tra dati consuntivi e previsioni consente di individuare e correggere rapidamente eventuali problemi.
• Aumento della partecipazione del management: la condivisione delle informazioni favorisce il coinvolgimento attivo dei responsabili aziendali.
• Miglioramento della cultura aziendale: l’azienda diventa più orientata ai dati, con un processo decisionale basato su informazioni concrete.

QUALI VANTAGGI APPORTA IL CONTROLLO DI GESTIONE?

Un sistema di controllo di gestione efficace offre una serie di vantaggi tangibili, che incidono direttamente sulla capacità decisionale dell’azienda. Grazie a sistemi di programmazione e controllo, il management può prendere decisioni più informate e migliorare la gestione operativa. La collaborazione con un consulente di direzione può aiutare a individuare aree di miglioramento e implementare strategie efficaci.

I principali benefici includono:

• Monitoraggio periodico delle performance: raccolta e analisi sistematica di dati economici e finanziari.
• Valutazione della redditività: possibilità di misurare la profittabilità di prodotti, mercati e canali di vendita.
• Definizione e controllo del budget: creazione di una pianificazione finanziaria chiara e coerente con gli obiettivi aziendali.
• Individuazione degli scostamenti: confronto tra dati previsti e reali per evidenziare eventuali problematiche.
• Adozione di azioni correttive tempestive: riduzione del rischio di errori gestionali grazie a una gestione basata su dati concreti.
• Miglioramento della comunicazione interna: i vari reparti lavorano in sinergia grazie a obiettivi condivisi.

L’IMPATTO DEL CONTROLLO DI GESTIONE SUL MANAGEMENT E SULLA CULTURA AZIENDALE

L’implementazione di un buon sistema di controllo di gestione non si limita ai numeri: ha un impatto diretto sul management e sulla cultura aziendale.

Coinvolgimento del personale e miglioramento della comunicazione interna

Un sistema efficace favorisce la trasparenza delle informazioni, permettendo ai team di lavorare con maggiore consapevolezza sugli obiettivi comuni.

Definizione chiara delle responsabilità e coordinamento tra reparti

L’uso di KPI e report periodici permette di assegnare responsabilità precise, garantendo che ogni reparto lavori in sinergia con il resto dell’azienda.

Creazione di un team motivato e orientato agli obiettivi

Un ambiente di lavoro più trasparente e organizzato porta a una maggiore motivazione del personale, che si sente parte di un progetto strutturato e con obiettivi chiari.

QUALI STRUMENTI UTILIZZA IL CONTROLLO DI GESTIONE?

Il sistema di budget e reporting

Lo strumento principale per il controllo di gestione aziendale è il budget. Molte aziende si affidano a società di consulenza aziendale per implementare strumenti avanzati di analisi finanziaria aziendale.

Con il Sistema di Reporting di consuntiva su base periodica (idealmente ogni mese) l’andamento economico e finanziario dell’azienda. Il dettaglio di analisi parte può arrivare a livello di divisione, prodotto, mercato, filiale/area etc.

Il Budget di esercizio

Il Budget di Esercizio  rappresenta il principale strumento di programmazione aziendale: deve avere la stessa struttura e composizione del reporting consuntivo in modo da consentire un appropriato confronto tra grandezze.  La precisa identificazione degli obiettivi aziendali – definiti dai vertici aziendali – e le strategie necessarie per conseguirli vengono tradotti in costi e ricavi, e suddivisi per area di responsabilità fino a livello di centro di costo.  Il budget, che è dettagliato a livello di mese, traccia il sentiero da percorrere giorno per giorno, facendo abbandonare l’approssimazione e rendendo ordinata la gestione. Per un controllo efficace del budget, scopri la nostra Consulenza Budget.”

L’analisi degli scostamenti (variance analisys)

L’analisi degli scostamenti (Variance Analysis), da redigersi con la stessa periodicità degli altri reports, paragona tutte le grandezze consuntive con le omologhe grandezze previsionali, realizzando un sistematico confronto che mette in luce gli aspetti migliorativi e le criticità che emergono in tempo reale.

Alcune tipologie di scostamenti da monitorare sono:

• Scostamenti sui ricavi (es. vendite inferiori alle previsioni)
• Scostamenti sui costi (es. spese operative più alte del previsto)
• Scostamenti sui margini (es. riduzione della redditività per prodotto o mercato)

Forecasting: previsioni sui risultati futuri e adeguamento delle strategie

Il Forecast prefigura il risultato di fine esercizio utilizzando i dati consuntivi ed i principali trend a livello di mercato ed ambiente (costi, prezzi, produttività etc.) modificando in tal senso le previsioni dei mesi a venire qualora necessario.  Nelle aziende in cui risulti necessario disporre di un orizzonte temporale costantemente pari a 12 mesi, il processo di forecast viene integrato con l’aggiunta previsionale di un mese ad ogni chiusura (Revolving). La gestione dei costi industriali è una parte essenziale del controllo di gestione. Scopri di più sulla nostra Consulenza Contabilità Industriale.

Benefici principali del forecasting:

• Migliore pianificazione delle risorse finanziarie e produttive
• Riduzione del rischio di imprevisti grazie a un monitoraggio costante
• Possibilità di adottare misure correttive prima che emergano problemi critici

Key Performance Indicators (KPI): monitoraggio degli obiettivi aziendali

I KPI forniscono metriche chiave per misurare la performance dell’azienda in modo oggettivo. Alcuni esempi di KPI nel controllo di gestione sono:

• KPI economico-finanziari:
  – EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization)
  – Margine di profitto lordo e netto
  – Ritorno sugli investimenti (ROI)

• KPI operativi:
  – Tempo medio di produzione per unità
  – Tasso di utilizzo delle risorse
  – Indice di rotazione del magazzino

Utilizzare questi strumenti consente di mantenere un controllo costante e dinamico sulla gestione aziendale, facilitando l’adattamento alle sfide del mercato.

CHE COSA SERVE PER IMPLEMENTARE IL CONTROLLO DI GESTIONE

L’implementazione di un sistema di controllo di gestione richiede l’integrazione di strumenti adeguati e una chiara definizione dei processi aziendali. Il successo del sistema dipende dalla qualità delle informazioni disponibili e dalla capacità di utilizzarle per guidare le decisioni.

Per avviare un sistema efficace, sono necessari:

• Un sistema informativo strutturato: raccolta e analisi dei dati contabili e operativi in tempo reale.
• Strumenti digitali avanzati: software ERP, sistemi di Business Intelligence e dashboard per il monitoraggio delle performance.
• Procedure aziendali definite: regole chiare per la gestione e l’elaborazione dei dati.
• Formazione del personale: affinché il controllo di gestione sia efficace, il team deve essere adeguatamente formato nell’uso degli strumenti.

IL RUOLO DELLA CONTABILITA’ NEL CONTROLLO DI GESTIONE

Il controllo di gestione si basa sull’analisi accurata dei dati aziendali, e la contabilità gioca un ruolo fondamentale in questo processo. Tuttavia, è essenziale distinguere tra contabilità generale e contabilità analitica, entrambe essenziali ma con scopi differenti.

Differenza tra contabilità generale e contabilità analitica

• Contabilità generale: registra tutte le operazioni finanziarie dell’azienda con finalità fiscali e legali, producendo documenti ufficiali come bilanci e rendiconti finanziari.
• Contabilità analitica: si concentra sul dettaglio interno, suddividendo costi e ricavi per centri di costo, prodotti, reparti o progetti, al fine di supportare le decisioni manageriali.

Importanza dei dati contabili ed extra-contabili

Oltre ai dati contabili tradizionali, il controllo di gestione utilizza informazioni extra-contabili, che forniscono una visione più ampia della performance aziendale. Alcuni esempi includono:
– Dati operativi: numero di unità prodotte, ore lavorate, utilizzo delle risorse
– Dati di mercato: andamento delle vendite, prezzi medi, concorrenza
– Dati finanziari avanzati: previsioni di flussi di cassa, analisi della marginalità

Integrazione tra sistemi contabili e strumenti di controllo

Per essere efficace, il controllo di gestione deve integrare i dati contabili con strumenti di analisi avanzati, tra cui:

• Software ERP che centralizzano dati finanziari e operativi
• Sistemi di Business Intelligence per analisi dettagliate
• Cruscotti direzionali e reportistica interattiva per il monitoraggio continuo

Questa integrazione permette di trasformare i dati in informazioni strategiche, migliorando la precisione delle decisioni aziendali.

Le procedure ed il software

Le procedure sono l’insieme delle regole che disciplinano la permutazione dei dati.

A livello software, la scelta dovrebbe considerare dimensione, settore, mercato, struttura e tipo di proprietà aziendale, in modo da potersi adattare al meglio alla singola organizzazione. 

In molti casi risulta sufficiente operare alcune modifiche al sistema di contabilità e provvedere a realizzare alcuni database e prospetti su comuni fogli elettronici.

Con l’adozione del budget di esercizio, infatti, si definiscono in anticipo i risultati che l’azienda deve raggiungere (fatturato, utile, quota di mercato, produttività…): costi e ricavi vengono calcolati di conseguenza in relazione agli obiettivi ed alle condizioni operative ipotizzate come valide per l’esercizio a venire.

COME FARE UN BUON SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE

Un sistema di controllo di gestione efficace non si limita all’uso di software specifici, ma deve essere personalizzato in base alle esigenze dell’azienda. Un errore comune è non considerare l’importanza della consulenza strategica aziendale. Affidarsi a esperti del settore, come i consulenti di direzione aziendale, aiuta a implementare un sistema realmente efficace e su misura per le esigenze dell’azienda.

Ecco i passaggi fondamentali per implementare un sistema efficiente:

1. Analisi delle esigenze aziendali: identificare gli obiettivi e le informazioni necessarie per il monitoraggio della performance.
2. Definizione di KPI chiari: stabilire metriche di misurazione coerenti con le strategie aziendali.
3. Scelta degli strumenti informatici: adottare software di controllo adatti alla struttura e alla dimensione dell’azienda.
4. Formazione del personale: assicurarsi che i dipendenti comprendano il sistema e siano in grado di utilizzarlo efficacemente.
5. Monitoraggio e miglioramento continuo: aggiornare periodicamente il sistema per mantenerlo efficace nel tempo.

Errori comuni da evitare:

• Sistemi troppo rigidi: un controllo di gestione eccessivamente burocratico può rallentare l’operatività.
• Mancanza di coinvolgimento del management: senza il supporto della direzione, il sistema rischia di non essere utilizzato correttamente.
• Dati non aggiornati o imprecisi: decisioni basate su informazioni errate possono compromettere la strategia aziendale.

Il nostro team di consulenza direzionale è al tuo fianco per sviluppare un sistema di Pianificazione e Controllo di Gestione su misura per la tua azienda. Se desideri comprendere come implementarlo in modo efficace, contattaci per un’analisi preliminare senza impegno.

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