Nei sistemi di pianificazione e controllo di gestione, il sistema di reporting fornisce le indicazioni generali sugli andamenti economico-finanziari a livello di società e/o divisione evidenziando trend e criticità rispetto alla programmazione.

Complementare ad esso, ed altrettanto importante, risulta essere la verifica periodica di produttività ed efficienza, che si attua mediante una serie di indici (Key Perfomance Indicators) che possono esprimere in maniera sintetica lo stato di qualsiasi attività o processo aziendale.

I Key Performance Indicators (KPI) sono pilastri fondamentali ed in questo articolo esploreremo come essi si integrano nei sistemi di controllo di gestione e come possono essere impiegati per massimizzare l’efficienza operativa e il successo complessivo dell’organizzazione aziendale.

PRODUTTIVITÀ, EFFICIENZA, INDICI E KPI’s

Prima di immergerci nei dettagli degli indicatori, è importante comprendere chiaramente cosa si intenda per produttività ed efficienza.

La prima può essere definita, all’interno di un processo, come il rapporto tra la quantità di output prodotti rispetto agli input utilizzati per realizzarla.

La seconda riguarda invece il modo in cui le risorse vengono utilizzate per ottenere un determinato risultato (ad esempio realizzare un prodotto o in generale svolgere una certa attività).

Cos’è la produttività?

In ambito aziendale la misurazione della produttività è collegata all’esigenza di ottimizzare i flussi di produzione e di eliminare gli sprechi nell’utilizzo delle risorse: questi obiettivi devono essere raggiunti attraverso il bilanciamento dei fattori, il miglioramento tecnologico, il raggiungimento delle economie di scala e la riduzione della capacità inutilizzata.

Gli indici di produttività aziendale aiutano manager e imprenditori a monitorare l’andamento delle performance della produzione e consentono di mettere in atto eventuali correttivi alle strategie in essere. Il monitoraggio della produttività va eseguito con continuità, ma soprattutto utilizzando il giusto mix di indicatori: poiché i dati relativi alla produzione possono essere moltissimi, occorre scegliere quelli che meglio si adattano a esprimere una valutazione efficace della situazione dell’azienda, semplificandola e sintetizzandone le grandezze più significative.

Nella misurazione della produttività, possiamo distinguere tra:

• Produttività parziale

La produttività parziale si riferisce alla misurazione dell’efficienza di un singolo fattore produttivo, mantenendo costanti gli altri fattori: in altre parole, si valuta l’output generato da un particolare input, lasciando invariati gli altri input. Questa metodologia è utilizzata per analizzare specifici contributi o rendimenti di fattori individuali in un processo produttivo o in un’attività economica.

Ad esempio, considerando un’azienda che produce beni utilizzando lavoro e capitale, la produttività parziale del lavoro si concentrerebbe sull’output generato da ciascun lavoratore, mantenendo costante il capitale impiegato. Allo stesso modo, la produttività parziale del capitale verrebbe esaminata analizzando l’output derivante da ciascuna unità di capitale, in costanza di lavoro.

Con questo approccio è possibile identificare i contributi specifici di ciascun fattore produttivo e può essere utile per ottimizzare l’allocazione delle risorse o per comprendere meglio quali fattori influenzano maggiormente l’efficienza del processo produttivo.

• Produttività Totale dei fattori (TFP o Total Factor Productivity) che considera assieme tutti i fattori della produzione: impianti, manodopera, materie prime.

La Produttività Totale dei Fattori (PTF), nota anche come produttività complessiva dei fattori o multifattoriale, è una misura economica che valuta l’efficienza complessiva di tutti i fattori produttivi utilizzati in un processo produttivo (impianti, manodopera, materie prime, ecc). A differenza della produttività parziale, che esamina l’efficienza di un singolo fattore mantenendo costanti gli altri, la PTF tiene conto dell’interazione e della combinazione di più fattori produttivi.

L’obiettivo della Produttività Totale dei Fattori è valutare come l’output di un’organizzazione sia influenzato dalla combinazione e dall’efficienza di tutti i fattori coinvolti. Un aumento della PTF indica un miglioramento generale dell’efficienza e dell’output, indipendentemente dal fatto che ciò sia dovuto a miglioramenti tecnologici, all’implementazione di nuove pratiche gestionali o ad altre innovazioni che coinvolgono più fattori.

Cos’è l’efficienza?

L’efficienza può riferirsi a diversi aspetti aziendali: l’efficienza tecnico-organizzativa riguarda la struttura, le procedure e le risorse umane interne al sistema azienda, mentre l’efficienza di tipo economico fa riferimento alla relazione tra costi e ricavi ed alla redditività.

Raggiungere l’efficienza in ambito aziendale risulta particolarmente importante, (soprattutto nelle PMI a causa delle limitate risorse) per massimizzare le performance con il minor impiego di investimenti e tecnologie, intervenire a livello organizzativo.

Produttività ed efficienza: le differenze

1. Mentre la produttività definisce l’output ottenuto in relazione ai fattori della produzione impiegati, e quindi si riferisce alle quantità, l’efficienza indica la migliore produzione per una quantità di tempo trascorso, e si riferisce quindi al concetto di qualità.
2. La produttività non misura i costi sottostanti, mentre l’efficienza lo fa.
3. La produttività non considera il controllo della qualità, mentre l’efficienza lo fa.

Indici di bilancio

Gli indici derivano dalla riclassificazione di bilancio e sono costruiti rapportando tra loro diverse grandezze economiche e patrimoniali: sono principalmente rivolti alla verifica della redditività e della struttura patrimoniale/finanziaria della società e sono generalmente destinati all’alta direzione.

La dottrina presenta un gran numero di indici di bilancio, spesso articolati in sottotipi, che si prestano ad analizzare praticamente tutti gli aspetti economico finanziari dell’azienda: va però considerato che in funzione delle caratteristiche della singola società (dimensione, mercato, struttura, mezzi propri etc.) alcuni indici risultano più significativi di altri: è quindi importante focalizzare la propria attenzione su un insieme di indicatori che permetta il monitoraggio degli aspetti critici piuttosto che considerarne una serie infinita che potrebbe generare confusione e disorientamento.

Ciascun indice possiede dei valori ottimali di riferimento (che possono variare a seconda del tipo di attività o dimensione aziendale): i valori riscontrati nella realtà definiscono la distanza dall’obiettivo.

E’ importante calcolare gli indici sistematicamente in modo da apprezzarne l’evoluzione nel tempo; eventualmente anche il confronto con i valori di aziende concorrenti comparabili per attività e dimensione possono fornire informazioni interessanti.   

Distinguiamo principalmente indici finanziari (che indagano l’aspetto della redditività aziendale) e indici patrimoniali (che analizzano la struttura degli investimenti e dei finanziamenti ed esprimono la capacità dell’azienda di mantenere nel tempo una situazione di equilibrio strutturale).

Tra gli indici di bilancio più comunemente utilizzati ci sono:

Indici finanziari

– MOL o Margine Operativo Lordo: è uno dei principali indicatori finanziari.  Misura la redditività della gestione operativa al netto della gestione finanziaria, fiscale e non monetaria.  Coincide con l’EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization).

– ROI (Return On Investment): esprime il rendimento del capitale investito nell’azienda.  Indica l’efficienza economica della gestione caratteristica a prescindere dalla proprietà delle fonti utilizzate e viene calcolato rapportando l’utile operativo al capitale investito.

 – ROE (Return On Equity): misura la redditività del capitale proprio, cioè la capacità del patrimonio netto di generare profitti. Viene calcolato rapportando l’utile netto ai mezzi propri (la parte delle fonti di finanziamento che fanno capo alla società, ovvero ai soci proprietari).

– ROS (Return On Sales): rappresenta l’indice di redditività delle vendite e viene misurato calcolando il rapporto tra il risultato operativo e ricavi netti sulle vendite. La sua entità dipende dalle interrelazioni tra ricavi e costi operativi. E’ particolarmente utile per valutare l’efficienza di segmenti diversi di vendita (divisioni, aree di mercato ecc.).

– EBIT (Earnings Before Interest and Taxes): rispetto all’EBITDA include gli ammortamenti e gli accantonamenti.

Indici patrimoniali

– CCN (Capitale Circolante Netto): consiste nella differenza tra attività e passività correnti e rappresenta l’ammontare di risorse che finanziano l’attività dell’azienda.  Misura la capacità di gestire l’attività operativa corrente d’impresa.

– PFN (Posizione Finanziaria Netta): viene utilizzata per valutare la solvibilità dell’impresa. La PFN determina il livello complessivo dell’indebitamento dell’azienda, sia a breve che a medio/lungo termine, esprimendo il debito finanziario netto dell’impresa.

– INDICE DI LIQUIDITA’: è il rapporto tra attività disponibili e i debiti a breve termine.  Indica la capacità dell’azienda di far fronte agli impegni di breve periodo utilizzando le risorse liquide e quelle che possono diventarlo a breve.  Considera tra le attività la cassa, banca e crediti vs. clienti.

– INDICE DI COPERTURA: Gli indici di copertura finanziaria valutano se le risorse investite nel medio-lungo periodo (attivo immobilizzato) sono adeguatamente finanziate con mezzi che presentano la stessa struttura temporale di pagamento.

Cos’è un indicatore di performance (KPI) e perché è importante

I KPI Sono indicatori che esprimono in modo sintetico la performance relativa a un’attività o ad un processo: possono essere costruiti ad hoc sulla base delle singole esigenze aziendali e devono tendere ad un valore che rappresenta l’obiettivo da raggiungere.

I KPIvengono espressi in forma numerica e devono essere scelti in un’ottica di lungo periodo: vanno misurati periodicamente in modo da valutarne l’evoluzione e per confrontarli con i valori storici intesi come standard. Possono riferirsi a qualsiasi area aziendale: essendo legati alle attività gestionali e produttive dell’azienda sono dedicati ai managers operativi.

LA SCELTA DEGLI INDICATORI DI PERFORMANCE: CARATTERISTICHE E TIPOLOGIE

Anche per i KPI, come per gli indici di bilancio, risulta importante selezionare quelli realmente critici, privilegiando un ventaglio ristretto che esprima compiutamente l’insieme delle performance aziendali.

Per impostare un valido sistema di KPI occorre:

1) Determinare gli aspetti più significativi da monitorare;

2) Individuare gli indicatori che permettono di misurarne i valori;

3) Confrontare gli stessi con i risultati dei periodi precedenti e con i valori-obiettivo prefissati oppure con quelli dei concorrenti (benchmarking).

Di seguito riportiamo alcuni KPI suddivisi per area:

Kpi Area Produzione

I KPI relativi all’area produzione non hanno la stessa valenza per tutte le aziende: ognuna necessita infatti di indicatori specifici in funzione dei propri processi, del proprio modello di business e dalla propria organizzazione. Essendo molto numerosi ricordiamo solo i più comuni.

– TEMPO MEDIO DI REALIZZAZIONE DI UN PRODOTTO

– INCIDENZA DI SCARTI E RILAVORAZIONI

– SATURAZIONE DEGLI IMPIANTI

– TEMPO DI FERMO MACCHINA PER AVARIE E ROTTURE

– DIFETTOSITA’ NEI PRODOTTI

– LEAD TIME

Kpi Area Marketing E Vendite

I KPI dell’area commerciale sono necessari per monitorare le performance delle vendite. Si riferiscono al fatturato ma anche ai margini dei singoli prodotti e aree.

– FATTURATO SVILUPPATO (totale, per prodotto, per area geografica e canale)

– NUOVI CLIENTI Vs. CLIENTI TOTALI

– VALORE MEDIO PER CLIENTE/FATTURA

– REDDITIVITÀ PER CLIENTE

– REDDITIVITÀ PER CANALE DI VENDITA

– TASSO DI SODDISFAZIONE DI UN CLIENTE

– TASSO DI SODDISFAZIONE DI UN CLIENTE

Kpi Area Logistica E Trasporti

– PUNTUALITA’ DELLE CONSEGNE

– TASSO DI UTILIZZO DELLA FLOTTA

– TASSO DI OCCUPAZIONE DEL MAGAZZINO

– COSTO UNITARIO DI STOCCAGGIO

– INDICE DI ROTAZIONE DELLE SCORTE

L’implementazione di un sistema di pianificazione e controllo di gestione non può prescindere dall’analisi degli indici economico finanziari e dall’analisi di KPI in grado di monitorare produttività, efficacia ed efficienza. Sfruttando appieno queste conoscenze, i manager possono definire obiettivi chiari garantendo sostenibilità nel lungo periodo.

CONCLUSIONI

Se anche tu senti l’esigenza di implementare un sistema di controllo di gestione ed individuare indici e KPI che ti consentano di monitorare l’andamento aziendale, contattaci compilando il form, fisseremo un primo incontro di check up gratuito con i nostri consulenti.