Smart Working: FAQ bando di Regione Lombardia

Avviso pubblico per l’adozione di piani aziendali di Smart Working, Asse Prioritario I Occupazione – Azione 8.6.1

D.d.u.o 18 febbraio 2020, n. 1942 e ssmmii

FAQ

A. SOGGETTI AMMISSIBILI AL FINANZIAMENTO

B. SEDE LEGALE / SEDE OPERATIVA

C. CALCOLO DEL VOUCHER / CALCOLO DEI DIPENDENTI

D. SERVIZI FINANZIATI: Azione A e Azione B

E. SOGGETTI EROGATORI DEI SERVIZI/OPERATORI ACCREDITATI

F. PIANO AZIENDALE, ACCORDO AZIENDALE, REGOLAMENTO AZIENDALE

G. ATTIVITÀ DI FORMAZIONE

H. PROGETTO PILOTA

I. ACQUISTO STRUMENTAZIONE TECNOLOGICA (AZIONE B)

L. ADDENDUM PER AZIENDE IN OCCASIONE DELL’EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DA COVID-19

M. PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE, AVVIO ATTIVITÀ E ADEMPIMENTI POST CONCESSIONE

A. SOGGETTI AMMISSIBILI AL FINANZIAMENTO

Paragrafo A.3 “Soggetti beneficiari dell’agevolazione” dell’Avviso

Possono partecipare gli enti pubblici economici?

Gli enti pubblici economici possono partecipare.

Sono escluse tutte le amministrazioni pubbliche incluse nell’elenco ISTAT delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato, individuate ai sensi dell’articolo 1, comma 3 della legge 31 dicembre 2009, n. 196 e ss.mm. (Legge di contabilità e di finanza pubblica).

Possono partecipare i liberi professionisti?

Sì, i liberi professionisti, singoli o associati, possono partecipare all’Avviso in qualità di datori di lavoro.

Se iscritti al Registro delle Imprese, nella domanda di finanziamento dovranno candidarsi come “soggetto iscritto alla Camera di Commercio”.

In alternativa dovranno registrarsi con la partita IVA registrata nell’Anagrafe tributaria dell’Agenzia delle entrate.

Anche per la partecipazione dei liberi professionisti è richiesto il numero minimo di 3 dipendenti, nonché la presenza di tutti gli altri requisiti previsti.

Possono partecipare le Agenzie di somministrazione del lavoro?

Sì, le Agenzie di somministrazione del lavoro possono partecipare solo se non sono inserite negli Albi regionali degli operatori accreditati per i servizi di istruzione e formazione professionale – sez. A e B -, e/o per i servizi al lavoro.

Si specifica però che per tali agenzie per la determinazione dell’importo del voucher il numero di dipendenti indicato non dovrà considerare i dipendenti in missione al momento della presentazione della domanda di finanziamento.

Possono partecipare le grandi imprese?

Sì, non ci sono limiti alla dimensione dell’impresa per partecipare all’Avviso.

Possono partecipare le aziende con dipendenti in cassa integrazione?

In linea generale c’è incompatibilità fra i due istituti: la cassa integrazione prevede la sospensione dal lavoro, lo smart working prevede la prosecuzione dell’attività lavorativa in luoghi alternativi all’azienda. Inoltre, l’Avviso finanzia le aziende che vogliono introdurre stabilmente lo smart working e richiede il coinvolgimento attivo del management e dei lavoratori durante la realizzazione delle attività previste dall’Avviso (analisi organizzativa, formazione, progetto pilota).

Considerata però l’attuale situazione dovuta all’emergenza epidemiologica da COVID-19 è ammessa la partecipazione all’Avviso per le imprese che adottano la cassa integrazione a ore o a rotazione solo a condizione che:

l’attività di formazione rivolta al management/middle management e agli smart worker (Azione 2) sia erogata in orario lavorativo e non durante le ore in cui quest’ultimi fruiscono della cassa integrazione;
i lavoratori inseriti nel progetto pilota svolgano le proprie attività di smart working per le sole ore o giornate lavorative in cui non fruiscono della cassa

Possono partecipare aziende appartenenti ad una stessa holding? Se si, la holding può presentare una sola domanda di finanziamento per tutte le imprese del gruppo?

Sì, le imprese appartenenti alla stessa holding possono partecipare, ma lo devono fare in forma singola, presentando una domanda di finanziamento differente per ciascuna ragione sociale che identifica le singole imprese.

Si ricorda che in fase di presentazione della domanda, le singole imprese beneficiarie dell’agevolazione dovranno sottoscrivere la dichiarazione sugli eventuali aiuti “de minimis” ricevuti nell’arco degli ultimi tre esercizi finanziari non solo dall’impresa richiedente, ma anche da tutte le imprese del gruppo, nel rispetto della definizione di “impresa unica” (Cfr Allegato 2 dell’Avviso).

Ogni contributo concesso alle singole imprese del gruppo concorrerà al raggiungimento del massimale “de minimis”.

Una azienda che è già in possesso di un piano di smart working (con accordi individuali già siglati) ma limitato a solo una parte dei dipendenti può partecipare?

Come previsto dall’Avviso sono escluse dalla presente misura le imprese già in possesso di un piano di smart working regolamentato o del relativo accordo aziendale. L’Avviso è finalizzato, infatti, a supportare le imprese nell’implementazione di un piano di smart working “su misura”.

Un’impesa che non ha un piano aziendale di smart working, ma che ha siglato degli accordi individuali solo con alcuni dipendenti può partecipare?

Sì, le imprese che non hanno un piano aziendale di smart working, ma che hanno siglato degli accordi

individuali solo con alcuni dipendenti per esigenze specifiche di quest’ultimi possono partecipare all’Avviso.

B. SEDE LEGALE/SEDE OPERATIVA

Per partecipare al bando è necessaria avere la sede legale in Lombardia?

No, la sede legale non è determinante per l’accesso al contributo, ma è necessario al momento dell’accettazione del contributo avere una sede operativa in Lombardia in quanto tutte le attività finanziate devono essere svolte sul territorio lombardo (e tutte le spese rendicontate devono essere riferite a detta sede).

Le imprese che al momento della domanda non hanno una sede operativa attiva in Lombardia dovranno dichiarare l’intenzione di costituirla entro la data di accettazione del contributo.

C. CALCOLO DEL VOUCHER/CALCOLO DEI DIPENDENTI

Paragrafo B.1 “Caratteristiche dell’Agevolazione” dell’Avviso

Al fine del calcolo dell’importo del voucher quali tipologie contrattuali partecipano nel conteggio dei dipendenti?

Nel conteggio dei dipendenti ai fini della determinazione dell’importo del voucher vanno ricompresi solo coloro che sono impiegati nelle unità operative/unità produttive localizzate sul territorio lombardo con contratto di lavoro di diritto privato a tempo indeterminato o a tempo determinato, con contratto di apprendistato e i soci-lavoratori di cooperative (sia che partecipino o non partecipino agli utili).

Attenzione: i dipendenti che lavorano presso altri sedi site in altre regioni non devono essere conteggiati.

Al fine del calcolo dell’importo del voucher le partite IVA partecipano nel conteggio dei dipendenti?

No, le partite IVA non possono essere conteggiate.

Al fine del calcolo dell’importo del voucher i co.co.co partecipano nel conteggio dei dipendenti?

No, i co.co.co non possono essere conteggiati.

L’importo del voucher è determinato in base al numero totale dei dipendenti in pianta organica lombarda o in base al numero di smart worker coinvolti?

L’importo del voucher è determinato in base al numero dei dipendenti in pianta organica presso le proprie sedi lombarde.

Paragrafo B.3 “Spese ammissibili e soglie minime e massime di ammissibilità” dell’Avviso

Cosa succede se il beneficiario del contributo sostiene spese di importo inferiore rispetto al valore del voucher? In questo caso otterrebbe comunque la cifra fissata nel bando, oppure questa verrebbe rimodulata in base alle spese sostenute?

L’importo del voucher è un massimale.

Pertanto, qualora il beneficiario del contributo sostenesse delle spese minori rispetto al valore del voucher assegnato, in fase di liquidazione il contributo verrà rimodulato in base alle spese effettivamente sostenute (IVA esclusa) e rendicontate, nei limiti del massimale assegnato

Qual è l’importo minimo delle spese da sostenere ai fini dell’agevolazione?

Non vi è nessun importo minimo.

Oltre al contributo a fondo perduto della Regione Lombardia è previsto anche un cofinanziamento?

No, non è previsto il cofinanziamento.

D. SERVIZI FINANZIATI:

Azione A e Azione B Paragrafo B.2 “Progetti finanziabili” dell’Avviso

È possibile chiedere il contributo solo per l’Azione A o solo per l’Azione B?

No, al momento della domanda di finanziamento verrà staccato un voucher che comprenderà entrambe le quote di contributo – per azione A e per azione B.

L’Azione A e l’Azione B sono obbligatorie?

L’Azione A (supporto, consulenza, formazione e progetto sperimentale) è obbligatoria, mentre l’Azione B (acquisto strumenti tecnologici) è facoltativa in quanto accessoria all’Azione A.

L’impresa può anche non usufruire della quota di contributo per l’acquisto della strumentazione tecnologica. In quest’ultimo caso in fase di liquidazione, l’impresa non esporrà le spese riferite all’Azione B e Regione riconoscerà solo le spese sostenute per l’Azione A (nei massimali previsti dal voucher).

È possibile realizzare solo l’Azione B?

No, il bando non finanzia solo l’Azione B. Per avere il riconoscimento delle spese di acquisto di strumentazione tecnologica bisogna implementare obbligatoriamente le attività previste dalla Azione A.

Si specifica inoltre che, come previsto al punto D.2 “Decadenze, revoche, rinunce dei soggetti beneficiari dell’agevolazione” dell’Avviso, in assenza delle spese ammissibili rendicontate nell’ambito dell’Azione A, l’importo del voucher aziendale relativo all’Azione B non sarà riconosciuto.

Per l’Azione A sono obbligatorie tutte le attività previste a supporto all’adozione del Piano di Smart Working (attività preliminari – formazione – progetto pilota)?

Sì, l’Avviso stabilisce che tutti gli interventi previsti all’Azione A (supporto, consulenza, formazione e progetto sperimentale) devono essere realizzati obbligatoriamente e devono essere verificabili e rendicontati.

È facoltativa solo l’attività riferita alla revisione del lay-out fisico nell’ambito delle Attività preliminari all’adozione del piano di smart working.

Se un’impresa avesse già progettato un piano di smart working e volesse realizzare solo l’attività formativa sarebbe possibile? Ovviamente rispettando i massimali di ore/classe dimensionale. Ed in caso positivo quale sarebbe il massimale, resterebbe valido quello previsto dalla classe dimensionale?

La finalità del bando è quella di incentivare, promuovere e facilitare l’adozione di un piano di smart working. Il solo finanziamento della azione formativa non è una spesa ammessa. È comunque possibile fruire della sola formazione partecipando all’Avviso di Formazione continua di Regione Lombardia attraverso le offerte formative presenti nel Catalogo regionale, collocate nell’area strategica del benessere organizzativo.

E. SOGGETTI EROGATORI DEI SERVIZI / OPERATORI ACCREDITATI

Dove è possibile reperire gli elenchi degli operatori accreditati?

Gli elenchi, aggiornati settimanalmente, si possono consultare sul sito regionale alle seguenti pagine:

Relativamente all’Azione A, nel caso in cui l’operatore non abbia tutte le competenze necessarie per svolgere il servizio, può delegare parte delle attività ad un altro operatore accreditato o ad un’altra società?

Nel caso in cui l’operatore non abbia all’interno tutte le competenze necessarie per l’erogazione dei servizi previsti dall’Azione A non può delegare in tutto o in parte l’attività ad un altro operatore accreditato o altra società.

Può affidarsi esclusivamente alla collaborazione di persone fisiche, anche attraverso l’utilizzo di contratti di collaborazione occasionale.

Le eventuali spese fatturate per attività erogate attraverso l’acquisto di prestazioni da altri operatori accreditati o altre società non saranno riconosciute.

Il soggetto erogatore dei servizi deve essere scelto e comunicato già in fase di “presentazione della domanda” o può essere scelto in una fase successiva?

Il soggetto erogatore dei servizi non deve essere comunicato in fase di adesione e può essere scelto dopo l’ammissione al contributo.

Può un ente accreditato fare domanda per conto dell’azienda?

No, la domanda deve essere presentata e firmata esclusivamente dal legale rappresentante dell’impresa beneficiaria del contributo o da un proprio delegato (Es. Consulente del lavoro).

La delega alla presentazione della domanda di finanziamento non può essere conferita all’operatore accreditato in quanto quest’ultimo si configura come fornitore del servizio finanziato.

Un’impresa può partecipare al bando, incaricando un operatore accreditato per svolgere l’attività prevista all’azione A con cui ha vincoli societari?

No, i soggetti beneficiari dell’agevolazione non possono rivolgersi per la fruizione del voucher ad Operatori accreditati con i quali esiste un vincolo che costituiscono un’“impresa unica”.

I fornitori di hardware e software per l’Azione B devono avere particolari caratteristiche e requisiti? Bisogna rivolgersi all’operatore accreditato scelto per l’Azione A o possono essere sostenute presso altri fornitori?

No, le imprese possono rivolgersi liberamente a qualsiasi rivenditore presente sul mercato per l’acquisto della strumentazione necessaria funzionale all’attuazione del piano.

F. PIANO AZIENDALE, ACCORDO AZIENDALE, REGOLAMENTO AZIENDALE

Paragrafo C.4.c. “Caratteristiche della fase di rendicontazione” dell’Avviso

Cosa si intende per accordo aziendale? Ai fini della sua redazione questo deve essere o meno definito e perfezionato come contrattazione di II livello e dunque condiviso e siglato anche dalle organizzazioni sindacali?

L’Avviso prevede per il riconoscimento del finanziamento che l’impresa approvi e adotti ufficialmente un piano aziendale di smart working con un accordo aziendale o un regolamento aziendale di “smart working”. Se si parla d’accordo aziendale, questo prevede necessariamente la condivisione con le organizzazioni sindacali.

Se, invece, si tratta di regolamento aziendale, la procedura è autonoma senza l’interlocuzione con i sindacati (in questo caso l’azienda deve adottare un documento ufficiale secondo le proprie procedure, con i requisiti di forma previsti dall’Avviso e pubblicizzare il nuovo regolamento a tutti i dipendenti).

Il piano aziendale di smart working, l’accordo o il regolamento aziendale devono prevedere una durata?

Il Piano aziendale deve essere approvato con un regolamento aziendale o un contratto aziendale che abbiano una validità minima biennale, dichiarata nel documento stesso.

G. ATTIVITÀ DI FORMAZIONE

Le azioni formative dovranno essere caricate su GEFO prima dell’apertura dell’Avviso rivolto alle imprese o potranno essere progettate e caricate anche successivamente?

Le attività formative devono essere caricate su Gefo successivamente alla loro progettazione, fatta sulla base dell’analisi del fabbisogno e in collaborazione con le imprese, quindi successivamente al contratto stipulato tra le parti.

La formazione prevista al punto 2) dell’Azione A dovrà coinvolgere contemporaneamente sia il management che i dipendenti?

No, rispetto alle modalità di svolgimento della formazione, le imprese possono liberamente pianificare le attività con l’operatore accreditato contrattualizzato per l’erogazione dei servizi, tenendo conto delle indicazioni previste dall’Avviso.

H. PROGETTO PILOTA

La sperimentazione del piano aziendale prevede una durata? Quanti lavoratori devono essere coinvolti?

Sì, come previsto dal punto 3 “Avvio e monitoraggio di un progetto pilota” (par. B.2), la durata è di minimo 5 mesi. Nella tabella presente nello stesso paragrafo è definito, inoltre, il numero minimo di dipendenti da coinvolgere.

La sperimentazione del piano aziendale prevede un numero minimo di giorni obbligatori per il lavoro in smart working? È possibile ipotizzare 1-2 giorni durante la settimana di lavoro agile? Questa modalità potrebbe essere sufficiente per partecipare al bando della Regione oppure bisognerebbe passare a 100% lavoro da casa?

No, non ci sono prescrizioni sul numero di giorni nei quali sarà possibile lavorare in modalità smart working. L’Avviso ha la finalità – attraverso i servizi di consulenza, formazione e sperimentazione – di adottare il Piano di smart working più adatto alle esigenze aziendali.

Il progetto pilota consiste che tutti devono avere un Piano di smart working o tutti devono essere coinvolti nelle diverse azioni, per esempio un certo numero con l’accordo individuale, altri con il percorso di formazione?

Il progetto pilota ha come obiettivo supportare la sperimentazione del Piano di smart working adottato dall’azienda.

Tutti i lavoratori inseriti nel progetto pilota dovranno avere un accordo individuale di smart working (tra la documentazione da presentare in fase di rendicontazione è prevista la copia dei contratti sottoscritti dai lavoratori per lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità smart working).

Rispetto alla formazione, questa è obbligatoria sia per il management/middle management che per i lavoratori coinvolti nel progetto pilota.

I. ACQUISTO STRUMENTAZIONE TECNOLOGICA (AZIONE B)

Tra le componenti hardware sono ammissibili i server, i tablet e i personal computer desktop?

No, tra le componenti hardware sono ammissibili unicamente i notebook (personal computer portatili), gli smartphone, corredati dei loro accessori e l’eventuale strumentazione necessaria a creare una VPN, come ad esempio un router, con relativa componente software.

Cosa si intende per componenti hardware accessorie? Sono ammissibili le spese per l’acquisito di stampanti o di cuffie?

Per componenti hardware accessorie a corredo di notebook e smartphone si intendono unicamente cuffie, mouse e tastiere. Non costituisce spesa ammissibile l’acquisto di stampanti, scanner o monitor.

Sono ammissibili le spese di ammortamento per l’acquisto delle componenti hardware? Il valore del contributo si riferisce al costo dell’acquisto oppure al costo frazionato di ammortamento riferito al periodo di durata del progetto pilota?

No, l’Avviso prevede espressamente che entro i limiti del voucher è possibile rimborsare unicamente le spese sostenute per l’acquisto di nuova strumentazione tecnologica. Non è possibile pertanto rendicontare il costo frazionato dell’ammortamento.

Sono ammissibili per spese per il noleggio di software funzionali all’implementazione del piano le cui licenze sono concesse sulla base temporanea? Sono inoltre ammissibili le spese sostenute per il rinnovo di licenze di software?

No, anche relativamente alle componenti software non è ammissibile il ricorso a noleggio e locazione di strumentazione tecnologica. Non sono inoltre ammissibili le spese per il rinnovo delle licenze.

È previsto il rimborso delle spese per la connessione dati presso il domicilio del lavoratore?

No, tale spesa non è ammissibile.

Si possono inserire i costi di configurazione e installazione dei sistemi informatici per l’utilizzo dello smart working?

No, l’Avviso finanzia solo le componenti hardware e software e non i servizi.

Sono ammissibili le spese per l’acquisto di un centralino per smistare le telefonate sui cellulari è rimborsabile nell’azione B?

SI, le spese per l’acquisto di un centralino sono ammissibili limitatamente alla componente software necessaria per il funzionamento del centralino.

Sono ammissibili le spese per l’acquisto di servizi in cloud, tipo CRM?

No, l’acquisto di servizi in cloud non costituisce spesa ammissibile.

J. ADDENDUM PER AZIENDE IN OCCASIONE DELL’EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DA COVID-19

Le imprese che hanno introdotto lo smart working in occasione dell’emergenza CODIV-19 possono presentare domanda di finanziamento e rendicontare le spese anche se sostenute prima della presentazione della domanda?

Sì, le imprese che hanno introdotto lo smart working in occasione dell’emergenza CODIV-19, possono presentare la domanda di finanziamento a partire dal 2 aprile 2020. A seguito di istruttoria formale della domanda e successiva concessione dell’agevolazione, potranno in fase di rendicontazione esporre tutte le spese per l’adozione (Azione A) e l’attuazione (Azione B) del piano di smart working sostenute anche prima della comunicazione di avvio se effettuate a partire dal 25 febbraio 2020.

Anche le imprese che hanno introdotto lo smart working in occasione dell’emergenza CODIV-19 devono fare la comunicazione di avvio?

Sì, devono fare la comunicazione di avvio, anche se il progetto pilota, per queste imprese, risulta già avviato, così come eventuali spese risultino sostenute prima.

Le imprese che hanno introdotto lo smart working in occasione dell’emergenza CODIV-19 possono iniziare le attività previste nell’Azione A prima dell’invio della comunicazione di avvio?

Sì, è possibile iniziare la realizzazione delle attività previste dall’azione A) anche prima della comunicazione di avvio.

K. PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE, AVVIO ATTIVITÀ E ADEMPIMENTI POST CONCESSIONE

In fase di presentazione della domanda bisogna presentare specifiche progettuali? È prevista una valutazione dei progetti?

No, non ci sono progetti da valutare. L’attività progettuale obbligatoria è già descritta nel paragrafo B.2 dell’Avviso. L’ammissibilità al finanziamento avviene attraverso la procedura di selezione “a sportello” previa verifica dei requisiti specificati al paragrafo B.1 dell’Avviso. Le domande verranno processate in base all’ordine di arrivo e ammesse fino ad esaurimento della dotazione finanziaria.

Il modulo di domanda è in formato pdf e non è modificabile. Dove si può reperire il formato compilabile?

Le domande devono essere presentate esclusivamente in forma telematica, utilizzando il sito web di Regione Lombardia dedicato ai finanziamenti Bandi Online, accessibile all’indirizzo https://www.bandi.servizirl.it.

La domanda di finanziamento viene generata automaticamente dal sistema con i dati inseriti dall’azienda quando si collega alla piattaforma regionale per presentare la domanda.

Dove posso reperire ulteriori informazioni e la documentazione sul bando in oggetto?

Tutte le informazioni relative al bando possono essere reperite collegandosi al seguente link: https://www.fse.regione.lombardia.it/wps/portal/PROUE/FSE/Bandi/DettaglioBando/agevolazioni/Avviso

-adozione-piani-aziendali-smart-working

Dopo la concessione del contributo esistono degli adempimenti da seguire?

Entro il termine perentorio di 30 giorni solari dalla data del decreto di concessione del contributo, l’impresa (soggetto beneficiario) deve accedere al sistema informativo Bandi Online e accettare il contributo attraverso l’invio della comunicazione di avvio delle attività, cosi come precisato al paragrafo C.4.a. dell’Avviso.

Quando posso avviare le attività?

Le attività si intendono avviate con la trasmissione della comunicazione di avvio delle attività (allegato 5 dell’Avviso). Da quella data decorrono i 270 giorni solari per la realizzazione e conclusione delle attività finanziate. Unica eccezione per datori di lavoro che hanno implementato lo smart working durante periodo di emergenza sanitaria.

Le spese ammissibili decorrono dalla data di presentazione della domanda?

No, le spese sono ammissibili se effettuate dopo l’invio della comunicazione di avvio a seguito dell’avvenuta ammissibilità al finanziamento (paragrafo C.4.a. dell’Avviso). Unica eccezione per datori di lavoro che hanno implementato lo smart working durante periodo di emergenza sanitaria.

Quali sono i termini per liquidare e rendicontare le spese sostenute?

La spesa è ammissibile se è sostenuta (emissione della fattura) e quietanzata nel periodo che va dalla data di invio della comunicazione di avvio alla data di conclusione. Tutte le attività si devono concludere non oltre i 270 giorni solari successivi alla comunicazione di avvio, questo significa che la spesa deve riferirsi alle attività svolte in tale periodo. Unica eccezione per datori di lavoro che hanno implementato lo smart working durante periodo di emergenza sanitaria.

Bisogna indicare qualche dicitura particolare nelle fatture?

Sì, nelle fatture va indicata oltre l’oggetto dell’acquisto la dicitura “Spesa sostenuta a valere sull’Avviso pubblico per l’adozione di Piani aziendali di Smart working POR FSE 2014-2020. Asse I – Azione 8.6.1 – CUP E85G19000030009”.

L’iva è una spesa ammissibile?

No, l’IVA non è una spesa ammissibile cosi come specificato dal paragrafo B.3 dell’Avviso.

S.A. Studio Santagostino in qualità di ente accreditato in Regione Lombardia è a disposizione per ogni eventuale approfondimento.

Contattaci per richiedere ulteriori informazioni

Ricerca

Categorie

Nome

Categoria ruolo

Specifica il tuo ruolo

Accettazione Privacy

* Acconsento al trattamento dei miei dati, come descritto nella nostra (Privacy Policy)

Executive search